Szervezeti éves költségvetés készítése számlatükör szerint

Megkönnyíti és segíti a munkát, a könyvelővel való együttműködést, ha pénzügyi szemléletben, azaz számlatükör szerint gondolkodunk és tervezünk. A továbbiakban az éves költségvetéshez kapcsolódva írjuk le, hogy készítsd el egyszerűen. A csatolt táblázat szabadon alakítható a szervezet sajátosságainak megfelelően, a lényeg a pénzügyi struktúra megértésén van.

A költségvetés készítésének lépései:

1. A mintadokumentum egy képletekkel ellátott Excel táblázat, amelynek több munkalapja van. Itt feltüntethető a szervezeti alapműködés, a szolgáltatások finanszírozása, a projektek költségvetése egyesével. A munkalapok száma tetszés szerint tovább bővíthető.
2. Az első munkalap tartalmazza az összesítést, amely a többi munkalapról veszi át az összesített adatot. Így, ha akár a tervezéskor, akár évközben módosítani szükséges a költségvetést, akkor egyszerűen csak átírjuk az adatokat a megfelelő munkalapon és az megjelenik az összesítésben is. Egy új projekt esetén bővítjük a file-t egy újabb munkalappal. Az összesítésben csak a tétel összegzése kerül átemelésre, a részletezéshez mi magunk írhatunk be összesített részletezést, ha erre szükség van. Az egyes átemelet tétel összegek részletes bemutatása a munkalapokon követhető.
3. Kezdjük a kitöltést azokkal a munkalapokkal, amely a részletezést tartalmazza (szervezeti alapműködés, szolgáltatások, projektek), majd annak összesített számai automatikusan megjelennek az összesítés munkalapon. Ha bővítjük a munkalapok számát, akkor az összesítésben is ki kell egészíteni az adott költségnem soroknál az új munkalappal. Ez könnyen megtehető a minta alapján.
4. A részletező munkalapokon adjuk meg az egyes kiadási és bevételi tételeket és soroljuk be a számlatükör szerint a vonatkozó sorba. Ha nem egyértelmű, hogy melyik tétel hová sorolandó, akkor kérdezzük meg a könyvelőnket. A teljesség igénye nélkül azokat a tételeket választottuk ki, amelyek a leggyakrabban előfordulnak egy civil szervezet életében. Ha vannak további könyvelési kategóriák a szervezetnél, akkor azzal javasolt bővíteni a sorokat.
5. A részletező munkalapon az egyes tételek beírása után adjuk meg az egységárat valamilyen egységben (hó, darab, fő, nap stb.), majd adjuk meg a mértékegységeket és a szorzószámokat. A táblázat automatikusan összeadja a főkönyvi számokhoz és azok alábontásához tartozó tételek összegét. Ha nem használunk ki minden szorzót (Tétel egységára, egysége, egyéb szorzója), akkor a tétel összege oszlopban a nem használt cella jelölése a szorzatból törlendő, máskülönben 0 összeget fogunk látni.
6. A mintában minden főkönyvi szám alábontáshoz 3 sort tettünk be, ez azonban sor beszúrással tetszés szerint bővíthető. A bővítéskor ellenőrizzük, hogy az összesítő sorok képletei valóban a megfelelő cellákat tartalmazzák. Ha a főkönyvi szám vagy annak alábontására vonatkozó összeg nem tartalmaz minden szükséges cellát, akkor bővítsük a képletet.
7. Ha a beírt tételek nagyságrendjén vagy egységárán, egyéb sorzóján változtatnál, egyszerűen csak írd át, és mindenütt megváltoznak az eredmények. Így gyorsan lehet újratervezni, amely a mai világban nem hátrány.
8. Ha nem tudod az egységárat, akkor ne csak hasra ütés-szerűen írj be összeget, hanem egyeztess a könyvelővel az előző év költségei alapján, használd az interneten található árjegyzékeket, árukeresőket, kalkulátorokat. Ha még így is vannak kérdések, akkor kérj be árajánlatokat. Fontos, hogy realisztikus legyen a költségvetés.
9. A költségvetés végén a felesleges sorok törölhetők. Arra azonban figyelni kell, hogy törlés után a kapcsolódó összesítő cellák képletét ellenőrizzük le, hogy megfelelő képletet tartalmaznak-e. Az összesítő sorokat különböző színek jelzik: főkönyvi szám alábontás – zöld, főkönyvi szám – narancs, kiadás/bevétel – kék.
10. Az összesített költségvetés végén a további hiányzó források sor arra utal, hogy milyen összegben kell a szervezetnek bevételeket hoznia ahhoz, hogy a fent tervezett kiadások szerint haladjon a szervezet. Az utolsó sorban a bevételek és kiadások találhatók. Ezt segítő az összesített munkalapon, hogy a kiadások és bevételek azonosak legyenek, azaz a lila cellában 0 számot kapjunk.